Contrato e Assinatura digital ou eletrônico: mudança de conceito necessário à nova realidade contratual

Atualmente, estamos experimentando uma mudança de hábitos com o distanciamento com regras de quarentena e, especialmente em tempos de crise.

O que distingue empresas fortes e sólidas de empresas instáveis é a estratégia do investimento em inovação e o uso de ferramentas que podem acelerar os processos internos, ou seja, é o momento de substituir contratos físicos pela agilidade e economia dos contratos digitais.

No caso, se você precisar de resultados diferenciados no escritório, deverá ser ousado o suficiente para implementar esses recursos. Os contratos eletrônicos trarão vitalidade, reduzirão muito os custos, melhor controle administrativo e outras vantagens que veremos a partir de agora!

1. A dificuldade de fazer as transações à distância

Nos contratos físicos, já sabemos que alguém, alguma pessoa, ficará com a incumbência de levar as vias dos contratos para serem assinados por todos os interessados. Mas quando os envolvidos estão em pontos distintos, veja o aumento dos custos finais se tornam exponencialmente maiores.

Todavia, o contrato digital não possui barreiras geográficas, sendo assinado em poucos segundos, independentemente da quantidade de interessados e dos locais em que eles estejam, o que faz a diferença na velocidade dos processos em sua organização e, historicamente, a agilidade faz a diferença.

Diante de tantos benefícios do contrato digital e de tantos obstáculos oferecidos pelos contratos físicos, nada explica que algumas empresas e escritórios ainda insistirem em manter processos físicos.

No entanto, ainda deve ser somado as dificuldades de acondicionar papéis por tantos anos à morosidade na circulação física de contratos e aos altos custos envolvidos, e você então entenderá por que não faz mais sentido não buscar a tramitação virtual de documentos.

2. A otimização do processo de constituição de validade

Estamos em tempos de melhoria de gestão e controle de documento para fins de segurança e proteção, seja de dados ou da privacidade, muito além do custo de armazenamento e do risco de extravio e o tempo perdido com esses processos internos sem automatização é altíssimo.

A cada dia é mais necessária a implantação de procedimentos ágeis e econômicas.

O tempo perdido, bem como dinheiro, na constituição dos contratos físicos é grande para um mundo de inovação em que mudanças de conceitos são essenciais para a gestão.

A empresa imprime a minuta e a leva para assinatura, podendo ficar parado durante dias, até que o destinatária tome a providencias de pegar o papel e faça sua analise, somente após liberando com sua assinatura, que finalmente é consolidado.

O contrato no meio físico percorre um longo percurso de mão em mão e mesa em mesa até que possa ser avalizado e encaminhado para concretização com reconhecimento em cartório, ficando parado mais alguns dias até que retorne.

Por fim, mais custos e tempo perdido, que poderia ser minimizado e viabilizado de forma mais ágil e eficiente no escritório.

3. O alto custo de refutar um contrato digital

No último estudo sobre a relação entre gestão de documentos e elevação de faturamento, os dados colhidos mostraram resultados assustadores que evidenciam como muitas das causas para as dificuldades financeiras das empresas podem residir em ineficiências quase imperceptíveis no dia a dia, tais como:

– gestores perdem cerca de 1(um) mês por ano apenas procurando informações, devido à desorganização de arquivos físicos (como caixas de contratos fora de ordem, aditamentos guardados em lugares distintos e cópias de notas fiscais espalhadas pela empresa);

– profissionais, de forma geral, gastam entre 5% e 15% da sua jornada de trabalho lendo informações, mas até 50% procurando por elas;

– a má gestão de documentos físicos nas empresas gera um acúmulo desordenado de documentos inúteis, os quais se misturam a outros imprescindíveis à companhia, dificultando sua localização: no mínimo 2/3 das informações armazenadas nas empresas poderiam ser removidas ou destruídas por serem obsoletas;

– o custo de recriação de um documento perdido (como um contrato extraviado, por exemplo) pode ser alto, a depender das consequências da perda;

– um documento é copiado, impresso ou escaneado, em média, cerca de 20 vezes, devido ao fato de a tramitação não ser feita de forma digital.

Em sua grande maioria, as pessoas não sabem que apenas a conservação pode manter documentos tangíveis em circulação.

Para uma outra pesquisa, esta é a pesquisa da IDC, que mostra que os funcionários passam cerca de 4 (quatro) horas por semana para aprovar ou assinar documentos. Se sua empresa assina contratos muito lentamente ou ser difícil gerenciar muitos documentos de diferentes clientes, está perdendo dinheiro. Ao contrário, o seu concorrente insistir em usar ferramentas de gerenciamento de processos mais ágeis (como contratos digitais), a situação será ainda pior.

De fato, a história mostra que profissionais e empresas que passam algum tempo vendo ou absorvendo tendências costumam ser impedidos de entrar no mercado. Desta forma, é o momento para sair da zona de conforto e entender melhor os benefícios da empresa com a velocidade dos contratos eletrônicos.

4. As características do contrato digital e/ou eletrônico

De acordo com a Forbes, os contratos eletrônicos não afetam apenas a flexibilidade do gerenciamento de documentos, mas também a melhoria de desempenho de todas as áreas da empresa, mas com essas vantagens indiscutíveis, muitos gerentes ainda insistem em adiar a implementação de novas ferramentas digitais com processamento eletrônico de documentos, como é o caso do contrato, por medo de errar no caminho da falência.

Em países como Estados Unidos, Alemanha e Japão, a maioria dos contratos assinados foi concluída digitalmente. No entanto, no Brasil, os atrasos na migração de algumas organizações para plataformas digitais geralmente se devem à pura ignorância. Especialmente em relação à legalidade das assinaturas digitais.

5. Diferença entre contato digital e eletrônico

A principal diferença entre os contratos digitais e eletrônicos é a existência ou não de certificação de sua integridade e veracidade através de técnica de criptografias com a ICP-Brasil com o Certificados Digitais, onde que autentica a sua vontade, objeto e forma do contrato assinado.

Mais explicitamente, o contrato eletrônico é uma transação eletrônica em que as declarações de vontade se manifestam por meios eletrônicos, por computador, podendo ser por sistema informático automatizado ou mediante a oferta pública em um site e a aceitação pelo usuário, ou seja, é caracterizado por empregar meio eletrônico para sua celebração, mas sem uma autenticação certificado.

Ocorre que, os contratos eletrônicos, após o advento da internet, passaram a ter uma dimensão muito mais ampla, alcançando características novas, fazendo surgir a categoria dos contratos telemáticos. O contrato telemático, que é a união de telecomunicações e informática, apresenta todos os mesmos elementos essenciais, quais sejam, o acordo de vontades, o objeto e a forma.

Atualmente, com o uso de novas tecnologias e o surgimento da internet das coisas como temos acessível hoje em dia, crescem as relações contratuais entre sistemas, gerando obrigações, tendo os contratos telemáticos passado a um novo conceito, chamado de contratos digitais.

Porém, com a evolução da forma, acompanhou também a transformação da manifestação de vontade, que assim como a parte que contrata e a testemunha utilizarão sistemas e computadores para o registro desta contratação, mesmo quando por ato humano, realizados através da internet.

Ou seja, com o aprimoramento da técnica, pode-se afastar por completo o risco de uma contratação digital.

6. A segurança jurídica do contrato com assinatura digital

A informação é o bem mais valioso nas empresas atuais. Um dos grandes benefícios do contrato digital é justamente seu maior nível de segurança, uma vez que os dados são criptografados, ou seja, “travados” de modo que apenas os signatários possam ter acesso ao seu conteúdo.

O armazenamento deles também é muito mais seguro (desde que a empresa detenha uma política sólida de backups e recursos de hierarquização de acesso).

7. A autenticação das assinaturas pelo cartório

Atualmente, uma autenticação de documentos não sai por menos de R$ 2,00 por folha. O reconhecimento de firma por semelhança, R$ 4,00, e o concedido por autenticidade (que ainda impõe o desconforto de exigir a presença do signatário), R$ 9,00. Tudo isso por cada folha (você pode conferir os valores atualizados aqui!).

Considerando que uma empresa ou um escritório de contabilidade lida com centenas de documentos, a maioria dos quais exige assinatura e seu reconhecimento cartorário, quanto uma organização gasta anualmente com emolumentos em Tabelionatos de Notas?

8. Diferença entre assinatura digital e eletrônica

As assinaturas, físicas, eletrônicas ou digitais, são projetadas para garantir a autenticidade do assinante.

No entanto, o processo de garantir essa autenticidade é diferente para cada tipo de assinatura. Na assinatura física como exemplo: ao assinar um documento, você concorda com seu conteúdo. Entretanto, para provar a identidade do autor da assinatura, é necessário ir ao cartório e executar o procedimento de identificação da assinatura (ou assinatura).

Acontece que muitas empresas colocaram papel e canetas de lado para digitalizar usando tecnologias que reduzem custos e aceleram o processo de formalização de documentos. Entre essas tecnologias, mencionamos: assinaturas eletrônicas e assinaturas digitais.

Apesar de as palavras assinatura eletrônica e assinatura digital parecerem similares, elas não são a mesma coisa.

9. Assinatura eletrônica

Não se utiliza de Certificado Digital ICP-BRASIL, pois a comprovação da assinatura é feita através de evidências coletadas no momento da assinatura (Nome completo, e-mail, CPF, ip da máquina utilizada para realizar a assinatura, entre outros);

Este tipo de assinatura é válida desde que acordada entre as partes que assinam o documento;

Não possui a mesma validade jurídica de um registro e autenticação no cartório;

Alguns documentos e órgãos públicos exigem a Assinatura feita com Certificado Digital, nesses casos você obrigatoriamente deve realizar uma assinatura digital.

10. Assinatura digital

Autenticidade: uma assinatura digital é inequivocamente ligada ao certificado digital do signatário.
Integridade: cada assinatura digital é vinculada a um documento eletrônico, dessa forma qualquer alteração sofrida pelo documento eletrônico será perceptível pela assinatura digital.

Não-repúdio: uma assinatura digital feita enquanto o certificado digital do signatário for válido não pode ter sua autoria negada pelo signatário.

A assinatura realizada com Certificado Digital tem a mesma validade jurídica que um registro e autenticação do cartório.

Sendo assim, a Assinatura Eletrônica é o gênero referente a todos os métodos utilizados para assinar um documento eletrônico. É semelhante à assinatura no papel, porém no meio eletrônico. Para ter valor legal, a assinatura eletrônica é composta por três elementos essenciais: comprovação da integridade do documento, identificação e autenticação do autor da assinatura e registro da assinatura.

Enquanto a Assinatura Digital é uma forma de assinatura eletrônica em que o conteúdo assinado é criptograficamente associado ao signatário – uma amarra baseada em funções matemáticas praticamente invioláveis.

Desta forma, quando assinados digitalmente, tais documentos possuem garantias técnicas de segurança superiores às outras formas eletrônicas e semelhantes às físicas, dada a associação forte entre o conteúdo assinado e o assinante.

A certificação digital se apresenta como um caminho sem volta no estabelecimento de um novo padrão de autenticidade, integridade e confidencialidade de documentos, oferecendo agilidade, baixo custo e velocidade nos processos internos de empresas e escritórios contábeis de todos os portes.

11. A validade jurídica garantida pelo Certificado Digital

Por incrível que pareça, em plena era dos negócios digitais, não são poucos os contadores, gerentes e até CEOs que acreditam que um documento digital não tem a mesma força jurídica de um termo assinado à caneta. Esse desconhecimento faz muitas empresas perderem milhões anualmente.

O marco legal que introduziu a assinatura digital nos negócios jurídicos nacionais foi a Medida Provisória 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), uma cadeia hierárquica de confiança que possibilitou a emissão de Certificados Digitais para identificar e chancelar a autenticidade dos documentos assinados digitalmente por pessoas físicas e jurídicas.

Trata-se de uma garantia de autenticidade semelhante a um reconhecimento de firma em cartório, ou seja, uma chancela de um terceiro autorizado a ratificar a veracidade de uma assinatura.

Concluindo, quanto tempo a empresa e o escritório perderam, do momento da impressão da minuta, até que o contrato estivesse efetivamente pronto e guardado com cada um dos interessados.

Em um contrato digital, velocidade é o atributo inescapável.

O contratante ou contratado faz o upload do documento em uma plataforma digital especializada e de autoridade credenciada, assina-o em segundos, podendo indicar também os locais em que os outros deverão aportar suas assinaturas, é disparado então um alerta ao e-mail das outras partes que, independentemente do local em que estejam, podem logar na mesma plataforma e registrar sua assinatura, sem necessidade de fazer download, assim, não gerando retrabalho, impressões e arquivamento em pasta.

Ademais, hoje em dia, é possível fazer até rescisão de contratos eletrônicos com assinatura por certificado digital.

Por último, a evolução tecnológica está trazendo mais força jurídica para os contratos, no sentido de geração de provas que incluem até a geolocalização das partes (local de celebração), os logs de tempo (para evitar adulteração do momento de celebração do mesmo), assim como maior certeza de autoria e integridade e que o fato foi devidamente testemunhado, logo ocorreu (só que cada vez mais por máquinas e não por humanos). Tudo isso deverá aumentar sua executividade e não o contrário.

Portanto, busque uma plataforma ou ferramenta tecnológica para inovação de seus processos de contratação e rescisão.